Grachthuis Amsterdam
Grachthuis Amsterdam B.V. beheert 14 zorgvuldig gerestaureerde grachtenappartementen in de Amsterdamse binnenstad. Sinds Q4 2025 werken zij met Recranet PMS als centrale ruggengraat en met vier RecranetPMS-modules bovenop.
De situatie voor de koppeling
Grachthuis stapte in 2024 over op Recranet PMS voor de basale reserveringsadministratie. De koppeling met Booking.com liep native goed, maar Airbnb-boekingen kwamen te laat binnen (soms met een vertraging van twee uur) en de gastregistratie voor de gemeente Amsterdam werd handmatig ingevuld door de office-manager. Voor 14 appartementen met gemiddeld 340 boekingen per jaar per appartement betekende dat 40 uur handmatig invoerwerk per maand.
Ook de aansluiting op de boekhouding was moeizaam: iedere maand werden reserveringen handmatig geëxporteerd en in Exact geïmporteerd, met commissie-splitsing per OTA in aparte tabbladen.
De vier actieve modules
- OTA-Koppeling Airbnb + Vrbo — Airbnb-boekingen komen nu binnen 15 minuten binnen, Vrbo werd toegevoegd als extra kanaal met eigen tariefstructuur.
- Digitale Gastregistratie (BSN-compliant) — Volledig geautomatiseerd, gast ontvangt pre-check-in-link zeven dagen voor aankomst, ID-scan wordt binnen dertig seconden na check-in doorgezet aan het Amsterdamse OZB-portaal.
- Boekhoudkoppeling Exact / Twinfield — Nachtelijke export naar Exact Online, met correcte BTW-splitsing en OTA-commissie per accommodatie in aparte grootboekrekeningen.
- WhatsApp Business gastcommunicatie — Pre-arrival-instructies, sleutelcode en WiFi-wachtwoord automatisch verstuurd; centrale inbox voor in-stay support.
De cijfers na negen maanden
- 40 uur handmatig invoerwerk per maand teruggebracht naar 2 uur controle
- Boekhouding-afsluiting per maand: van 6 uur naar 45 minuten
- Gemiddelde beoordeling op Airbnb gestegen van 4,73 naar 4,86 (waarschijnlijk door tijdigere en persoonlijkere gastcommunicatie via WhatsApp)
- Nul missende gastregistraties bij de gemeente in negen maanden — voorheen 2-4 per maand
Wat de eigenaar zegt
"Wat wij zochten was niet een nieuw systeem — wij zochten iemand die de bestaande Recranet-workflow zou aanvullen zonder haar te vervangen. RecranetPMS heeft precies dat gedaan. Onze office-manager heeft nu weekend." — Lisa van Dijck, mede-eigenaar Grachthuis Amsterdam
Actieve modules
Totaal maandelijks: 39 + 39 + 69 + 49 = €196 per maand.